Der Wechsel auf die Lucanet CFO Solution Platform ist keine 1:1-Übernahme. Für gewohnte Abläufe, wie automatischen Importe oder Konsolidierung sind neue Wege zu finden. Der Beitrag nennt sieben typische Fallen und leitet darau einen priorisierten Vorgehensplan ab.
Lucanet schließt mit dem Übergang vom Lucanet.Financial Client auf die Lucanet CFO Solution Platform die Transformation in die Cloud ab. Damit stellt sich eine praktische Frage: Was bleibt vom bekannten System noch? Was wird neu? Aber auch, was wird entfallen?
Dieser Beitrag eröffnet die Lucanet-Migrations-Reihe. Er nennt sieben typische Fallen und zeigt auf, wie sich daraus ein effizienter Migrationsplan ableiten lässt.
Fachliche Funktionsfähigkeit nach der Migration sicherstellen
Mit der technischen Umsetzung der Migration ist noch nicht gesagt, dass alle Abläufe fachlich so funktionieren wie bisher. Die zentrale Frage lautet daher: Wie lässt sich von der bestehenden Lösung Lucanet Financial Client effizient und geräuschlos auf die Lucanet CFO Solution Platform migrieren, ohne dabei nennenswerte Leistungs- und Funktionsverluste zu erleiden?
Da der Lucanet Financial Client am 30. Juni 2027 sein End of Life erreicht, ist damit ein fester Umsetzungszeitpunkt für die Migration gesetzt. Für die aktuelle On-Premises-Version Lucanet 25.1 leistet Lucanet zudem nur noch bis zum Jahresende 2026 technischen Support.
Die sieben Fallen und deren Erkennen
Die folgenden sieben Fallen können bei der Migration auftreten, je nach Umgebung in unterschiedlichem Maß. Sie früh zu erkennen, erleichtert eine zielgerichtete Planung.
| Falle | betroffener Ablauf | Erkennen durch |
|---|---|---|
| Ungeprüfte Funktionsabdeckung | Berichte, BI-Nutzung, Kapitalkonsolidierung, Planung | Erstellen einer Funktionsliste |
| Unterschätzte Datenerfassung | Reporting Packages, Formulare, Validierungen, Freigaben | Bestehende Formulare und Freigaben aufnehmen |
| Unvollständige Bestandsaufnahme der Excel-Tabellen | Excel-Tabellen für Dateneingabe und Reporting | Bestandteile getrennt auflisten |
| Ungesicherte Schnittstellen | Importe, zeitgesteuerte Jobs, BI-Weitergabe | Bisherige Schnittstellen aufführen |
| Neu zu definierende Rechtevergabe | Benutzer, Rollen, Funktionstrennung | Rollen aus aktuellen Aufgaben ableiten |
| Fehlende Tests | Abschlusszahlen, Berichte, Importe, Excel-Tabellen, Konsolidierung | Testumfang nach Risiko festlegen |
| Unpassende Terminplanung | Projektplan, Abschlusskalender, Schulung, Parallelbetrieb | Projektplan mit intensiven Abschlussphasen abstimmen |
1. Ungeprüfte Funktionsabdeckung
Einige bekannte, liebgewonnene Funktionen des Lucanet Financial Clients werden in der Solution Platform nicht weitergeführt. Dazu zählen unter anderem die BI Integration, der Server Admin mit seinen Cronjobs für automatische Datenimporte sowie das Scope Reporting. Weitere verwendete Funktionen und deren Umsetzung in der neuen CFO Solution Platform werden meist erst bei der Bestandsaufnahme erkannt.
2. Unterschätzte Datenerfassung
Reporting Packages, Formulare, Validierungen und Freigaben der Gesellschaften laufen bisher häufig über den Group Report. Dieser wird in der neuen Plattform durch Data Collection abgelöst. Eine direkte Übernahme der bisherigen Group-Reporting-Formulare ist nicht vorgesehen. Vielmehr müssen diese für Data Collection neu aufgebaut werden. Das Gleiche gilt für die bisher verwendeten Reporting-Dateien. Beim Neuaufbau empfiehlt es sich, nicht mehr benötigte Felder zu bereinigen und nur die tatsächlich notwendigen Daten abzufragen.
3. Unvollständige Bestandsaufnahme der Excel-Tabellen
Excel-Tabellen, die bisher zur Datenerfassung oder für das Reporting genutzt werden, bestehen meist nicht nur aus Formeln, sondern auch aus Makros, Power Query und Verknüpfungen. Der Migrationsassistent wandelt zwar die alte Schreibweise der Lucanet-Formeln in die neue um. Alle übrigen Bestandteile sind aber gesondert zu prüfen.
4. Ungesicherte Schnittstellen
Der Datenimport erfolgt künftig zentral über den sogenannten Data Hub. Er verwaltet Verbindungen und Importe, die Ausführung übernimmt eine SEA (Lucanet.Script Execution Application). Verwaltung und Ausführung sind damit getrennt. Die automatische Ausführung von Datenimporten ist allerdings nicht mehr als interne, native Aufgabe vorgesehen, wie sie bisher im Financial Client vorhanden war. Für die automatische Ausführung ist daher eine neue, externe Lösung außerhalb der CFO Solution Platform zu finden.
5. Rechtevergabe im neuen System
Die bestehenden Rechte aus dem bisherigen System müssen in die neue Plattform übertragen werden. Dafür ist das Rechtesystem in der CFO Solution Platform neu aufzubauen. Zur Vermeidung von Altlasten sollten die neuen Rollen aus den aktuellen Aufgaben und den Verantwortungsbereichen der Mitarbeiter abgeleitet werden.
6. Fehlende Tests
Wie bei jeder Software-Umstellung sind ausgiebige Tests notwendig. Lucanet empfiehlt daher, beide Systeme im ersten Halbjahr 2027 parallel zu betreiben. So lassen sich die bekannten Zahlen aus dem bisherigen System jederzeit mit denen aus der neuen Plattform vergleichen. Um den Testumfang nicht ausufern zu lassen, empfiehlt es sich, diesen nach Risikobereichen einzuteilen. So werden neben Konsolidierungsfällen auch Planungsszenarien erfasst.
7. Unpassende Terminplanung
Wegen des festen Termins für das End of Life des Lucanet Financial Clients müssen alle Umstellungsaufgaben bis dahin erledigt sein. Der Projektplan sollte so aufgestellt werden, dass er nur minimal mit den kritischen Phasen des Jahresabschlusses sowie der Quartals- und Monatsabschlüsse im Jahr 2027 zusammenfällt. Hier empfiehlt sich der Rückgriff auf Fachpartner, um Kapazitätsengpässe zu vermeiden. Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen bindet außerdem die Umstellung auf IFRS 18 zusätzlich Personalkapazitäten. Mit dem Migrationsprojekt sollte daher noch im Q4 2026 begonnen werden.
Sieben Fallen - ein Ablauf
Die Fallen betreffen verschiedene Bereiche, aber dieselben Abläufe. Ein einfaches, fiktives Beispiel: Ein Bericht in einer Excel-Tabelle liest Konzernzahlen aus der Konsolidierung. Diese Zahlen stammen aus Importen. Dazu legt die Rechtevergabe fest, wer den Bericht aktualisieren und freigeben darf. Wird ein Import anders gestartet, ändert sich der Datenstand in der Konsolidierung. Ist eine Rolle zu eng gefasst, lässt sich der Bericht nicht aktualisieren. Ist sie zu weit gefasst, können zu viele Personen Zahlen sehen oder ändern.
Geprüft wird deshalb „entlang des Datenflusses“: zuerst die Importe, dann die Konsolidierung, zuletzt Berichte und Excel-Tabellen. Die Rechtevergabe wirkt auf jeder dieser Stufen.
Importe
Datenbasis prüfen
Konsolidierung
Fälle vergleichen
Berichte und Excel-Tabellen
Ergebnisse prüfen
Abbildung: Prüfreihenfolge von den Importen über die Konsolidierung zu Berichten und Excel-Tabellen. Die Rechtevergabe betrifft jede Stufe.
Aus der Bestandsaufnahme einen Migrationsplan ableiten
Aus den sieben Fallen lässt sich ein Migrationsplan in drei Schritten ableiten.
1. Bestandsaufnahme
Die Bestandsaufnahme hält fest, was in der eigenen Umgebung tatsächlich läuft: Berichte, Excel-Tabellen, Datenwege, Rechte und Reporting Packages.
2. Prioritäten setzen
Im zweiten Schritt werden die Prioritäten gesetzt. Maßgeblich ist, welche Abläufe für den Abschluss unverzichtbar sind und von einer Funktionsgrenze betroffen sein können. Bestehende Abläufe werden bereinigt, bevor sie übertragen werden.
3. Tests
Im dritten Schritt wird getestet. Die Tests enden nicht mit der technischen Übernahme, sondern erst mit dem erklärten Vergleich der Ergebnisse.
Für die Migration insgesamt braucht es wie in jedem Projekt einen Projektverantwortlichen.
Als Arbeitsmittel für die Bestandsaufnahme hat sich die Lucanet-Checkliste bewährt. Sie steht kostenlos zur Verfügung.